Kann Dir nur Pods wärmstens empfehlen: pods.uproot.us ... Ich verwende das gerade selbst für etwas ähnliches mit ähnlichem Hintergrund. Funktioniert perfekt! Was ich definitiv nicht empfehlen kann (war bei uns in der ersten Version derselben App in Verwendung) ist Cimy user extra Fields (Horror-PlugIn und der mieseste Support). Bei Pods siehe vor allem die publicForm-Funktion.
Fürs UI am besten jQuery-UI verwenden. Die Css-Klassen kannst Du für nahezu alles verwenden, incl. Menü, was schon dort einen Haufen Arbeit erspart (siehe zB fg-buttons u.Ä.). jQuery-PlugIns: DataTables: http://datatables.net/ zur Listenverwaltung.