Hallo Clarissa,
für eine wirklich einfache Lösung würde ich mir ein Google Konto für die gemeinnützige Einrichtung anlegen:
1. Mit Google Drive ein Excel Spreadsheet erstellen. Du (oder der entsprechende Admin) kannst die Tabelle online jederzeit bearbeiten. (Eintragen der gespendeten Artikel)
2. Berechtigungen für die Online Tabelle verteilen:
- Ansehen und bearbeiten für die 4 Gemeindemitarbeiter (reservieren) Dazu ist kein Google Konto notwendig. Freigabe per e-mail Einladung oder Bearbeitungslink.
- Ansehen für Alle: Dazu kann man den Ansichtslink verschicken. Ich würde die Tabelle noch per iframe in die Webseite einbinden. Es motiviert die edlen Spender sicherlich, wenn sie sehen was schon drinsteht und ob ihre Sachen schon vermittelt wurden.